Il backup include tutto: task, inbox, progetti, archivio, deleghe, scadenzario, micro-azioni.
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Rimandare non è fallire — è rinegoziare.
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Questa idea richiede un'azione?
Regola dei 2 minuti: se un'azione si completa in meno di due minuti, falla subito. Organizzarla nel sistema richiederebbe piu' tempo che sbrigarla sul momento.
Se richiede piu' di due minuti ed e' compito tuo, va nella lista Prossime Azioni (Backlog). Dev'essere un atto fisico, reale e visibile: "Chiamare il meccanico", non "Sistemare l'auto".
Se non sei la persona giusta o devi aspettare qualcuno, delega e traccia nella lista "In attesa". Cosi' puoi sollecitare in caso di ritardi e verificare l'esito durante la revisione settimanale.
Lo Scadenzario e' un sistema per spedire qualcosa a te stesso nel futuro. Se oggi non puoi agire, ma vuoi che riappaia in Inbox a una data precisa, mettilo qui.
Il parcheggio per progetti, desideri e idee non attuabili adesso ma che non vuoi dimenticare. "Imparare lo spagnolo", "Viaggio in mongolfiera". Viene rivista nella Weekly Review.
Materiale che non richiede intervento ma ha valore informativo: appunti di riunioni, manuali, riferimenti. Finisce nell'Archivio, consultabile in qualsiasi momento.
Cestina tutto cio' che non richiede azioni e non ha valore di riferimento. Trattenere "spazzatura" mina l'affidabilita' del sistema e la tua lucidita' mentale.